Multilinguale barrierefreie PDFs

Barrierefreie PDF sollen vor allem blinden oder sehbehinderten Personen Zugang zu Schriftinhalten bieten, verbessern jedoch auch die Nutzbarkeit auf Geräten mit kleinen Displaygrößen durch die Bereitstellung einer Fließtextanzeige, ungeachtet des Layouts. Insbesondere Dokumente, die der Information der Öffentlichkeit dienen, werden in eine barrierefreie Form übertragen und als barrierefreies Online-PDF zur Verfügung gestellt. Da hierbei häufig eine sehr breit gefächerte Personengruppe angesprochen wird, liegen einige Informationen, wie z. B. Broschüren, in mehrsprachigen Ausgaben vor. Diese Besonderheit führt zu erweiterten Anforderungen an die Herstellung barrierefreier Dokumente und die Sicherstellung einer korrekten Sprachausgabe. Im Folgenden möchten wir Ihnen die Herausforderungen aufzeigen, die bei der Erstellung multilingualer barrierefreier PDF bestehen und wie Dokumente vorbereitet werden können, um eine reibungslose, kosten- und zeitsparende Bearbeitung gewährleisten zu können. Die Grundlagen der Erstellung barrierefreier PDFs können Sie unserem vorhergehenden Artikel entnehmen.

Zur Bearbeitung des Inhalts und der Gestaltung des Layouts gibt es eine Vielzahl an Software, die genutzt werden kann. Besonders vertreten sind das Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word und die DTP-Software Adobe InDesign. Beide Programme eigenen sich, um einen getaggten PDF-Export vorzunehmen und so Grundlage für die Bearbeitung als barrierefreies Dokument zu schaffen.

Groß- und Kleinschreibung

Bearbeitung mit MS Word

Sollen Textdaten mit einem definierten Layout weiterverarbeitet werden, ist es immer ratsam, jegliche Formatierungen mit Absatz- und Zeichenformaten zu definieren und auf abweichende, manuell vorgenommene Formatierungen zu verzichten. Dies bildet die Grundlage für sichere Satzarbeit, bei der jegliche durch den Autor gewünschten Formatierungen und Auszeichnungen beibehalten werden. Werden z. B. Kursivierungen außerordentlich als Abweichung und nicht mittels Zeichenformat gekennzeichnet, so können diese Formatierungen bei einem Import in eine andere Software, wie z. B. InDesign, verloren gehen. Ähnlich verhält es sich auch beim Export als getaggtes PDF. Formatierungsoptionen, die nicht in Absatzformat festgehalten sind, können beim Export unter Umständen nicht in die Tags des PDF übernommen werden und müssen anschließend händisch als Tag-Eigenschaften neu zugewiesen werden. Eine Formatierungsoption ist hierbei auch die Zuweisung einer Sprache. Diese kann ebenfalls innerhalb eines Absatzformates festgelegt werden und von der Dokumentsprache abweichen.

Leider wird die Sprache beim Export aus MS Word nicht übernommen. Dennoch ist die Erstellung unterschiedlicher Formate für Absätze verschiedener Sprachen sinnvoll, da der Formatname als Tag-Bezeichnung in das barrierefreie PDF übernommen wird. Eine manuelle Zuweisung der korrekten Sprache im PDF ist in der Bearbeitung zwar immer noch erforderlich, kann jedoch bei konsistenter Anwendung verschiedener Formate global anhand der Bezeichnung erfolgen. Eine sinnvolle und eindeutige Namensgebung ist in diesem Zusammenhang ebenfalls von großer Hilfe.

Die Vorgehensweise beim Export als PDF nach dem Standard „PDF/UA 1“ ist analog zur Erzeugung eines herkömmlichen PDF mit MS Word gestaltet. Es muss lediglich darauf geachtet werden, dass beim Export im Optionsmenü der Punkt „Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit“ mit einem Haken ausgewählt ist. Dies stellt sicher, dass ein getaggtes PDF exportiert wird, das bereits mit einem Identifier als PDF/A-1a-kombatible Datei versehen ist. So können Prüf- und Verarbeitungssoftware direkt den Standard der vorliegenden Datei identifizieren.

Weitergehend ist zu beachten, dass verwendete Schriften unter Umständen nicht automatisch beim Export eingebettet werden. Dies muss manuell während des Prüfprozesses vorgenommen werden, um den Prüfkriterien zur Erstellung barrierefreier Dokumente gerecht zu werden.

Groß- und Kleinschreibung

Adobe InDesign

Auch bei der Arbeit mit InDesign ist bei Satzarbeiten stets darauf zu achten, dass jegliche Formatierungen mittels Formatvorlagen vorgenommen werden. Auch hier kann innerhalb eines Absatzformates eine Sprache für den Inhalt festgelegt werden.

Ist die Satzarbeit abgeschlossen, so kann das Dokument als PDF exportiert werden. Für die Bearbeitung als barrierefreies PDF und die Übernahme von Verlinkungen ist darauf zu achten, dass beim Dateityp für den Export „Adobe PDF (interaktiv)“ gewählt ist. Nach Wahl eines Dokumententitels und Bestätigung öffnet sich ein Kontextmenü für den interaktiven Export. Hier sind die Optionen „PDF mit Tags erstellen“ und „Struktur für Aktivierreihenfolge verwenden“ mit einem Haken auszuwählen. Das erzeugte PDF besitzt dann bereits eine grundlegende Tagstruktur basierend auf den Formatvorlagen und eine Lesereihenfolge auf Grundlage der Struktur. Es kann auch ein Export im PDF-X-Standard mit ausgewählter Option „PDF mit Tags erstellen“ erfolgen, hierbei werden jedoch Verlinkungen nicht übernommen.

Für den Export barrierefreier Dokumente gibt es zusätzliche Plug-Ins, wie z. B. MadeToTag, welche die Zuweisung der Absatzformate zu den Tags im barrierefreien PDF erleichtern. In beiden Fällen werden leider auch beim Export aus InDesign nicht alle Eigenschaften der Formatvorlagen als Tageigenschaften übernommen. Der wesentliche Unterschied zum Export aus Word ist jedoch, dass der Inhalt der Tags der angegebenen Sprache zugeordnet wird, was eine erleichterte Identifikation und Senkung des Fehlerrisikos in der Bearbeitung zur Folge hat. Jedoch müssen auch hier im Anschluss Anpassungen im PDF vorgenommen werden und jeglichen betroffenen Tags die korrekte Sprache in den Tagoptionen zugeordnet werden.

Groß- und Kleinschreibung

Sprachausgabe

Wie wichtig korrekte Sprachzuordnung in der Tagstruktur ist, zeigt sich bei der Audioausgabe. Wird für diese eine von der Inhaltsprache abweichende Sprache verwendet, so sind die vorgelesenen Inhalte nicht oder nur sehr eingeschränkt verständlich.

Leider fehlt einigen Readern die Option, die Sprache der Vorlesefunktion innerhalb eines Dokumentes zu ändern. So kann es selbst bei korrekter Zuweisung der Sprache im barrierefreien PDF dazu kommen, dass fremdsprachige Textbestandteile, also die der Systemsprache abweichend sind, nicht korrekt gelesen werden. Es ist also bei der Wahl eines Readers darauf zu achten, dass diese Funktion von der Software unterstützt wird.

Eine gut strukturierte Exportvorlage ist essenziell für die reibungslose Verarbeitung der PDF-Daten. Wird diese Anforderung ideal erfüllt, können Zeit und Kosten bei der Erstellung barrierefreier Dokumente eingespart werden und eine teilautomatisierte Zuweisung der Sprachoption erfolgen.